Leasing operacyjny 2026 a KSeF: Jak bezpiecznie rozliczyć koszty samochodu?
Samochód w firmie to od lat najpopularniejszy koszt podatkowy. Do niedawna faktury leasingowe często ginęły w natłoku maili, schowkach samochodowych czy teczkach. Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w 2026 roku ostatecznie zmienia zasady gry. Dziś faktura nie może się już zgubić w sensie fizycznym, ale paradoksalnie łatwiej jest przegapić moment jej zaksięgowania.
W Biurze Rachunkowym PERFECTA obserwujemy, że KSeF, choć docelowo ma uprościć obieg dokumentów, dla wielu przedsiębiorców stał się wyzwaniem organizacyjnym. Dotyczy to zwłaszcza kosztów powtarzalnych, takich jak rata leasingowa, gdzie rutyna może uśpić czujność podatnika.
Faktura za leasing w KSeF – koniec ery papieru
W 2026 roku dokumentem właściwym w rozumieniu przepisów jest wyłącznie faktura ustrukturyzowana w formacie XML, przesyłana za pośrednictwem systemu KSeF. Firmy leasingowe mogą nadal wysyłać wizualizacje (np. PDF), jednak to plik w systemie państwowym stanowi jedyny oryginał. Co to oznacza dla Ciebie?
- Pewność dostarczenia: Faktura jest uznawana za wystawioną i otrzymaną w momencie nadania jej unikalnego numeru KSeF. Dzieje się to po skutecznym przesłaniu dokumentu do systemu przez leasingodawcę.
- Brak opóźnień pocztowych: Nie ma już tłumaczenia, że “faktura nie doszła”. Jeśli dokument otrzymał numer w systemie, uznaje się go za doręczony.
Dla przedsiębiorcy to jednak pułapka. Jeśli nie monitorujesz swojego panelu KSeF na bieżąco, faktura za ratę może “wisieć” w systemie, a Ty nieświadomie opóźniasz płatność lub odliczenie podatku.
Odliczenie VAT od samochodu: 50% czy 100% w dobie e-Faktur?
Zasady ogólne odliczeń pozostają znane, ale cyfryzacja wymusza większą dyscyplinę terminową. Aby dokonać odliczenia VAT (zarówno 50% przy użytku mieszanym, jak i 100% przy użytku wyłącznie służbowym), musisz dysponować fakturą.
W systemie KSeF dokument “posiadasz” niemal natychmiast po jego wystawieniu. Kluczowy jest jednak moment przekazania informacji do księgowości.
Przykład z życia: Leasingodawca wystawia fakturę 31 stycznia i tego samego dnia trafia ona do KSeF. Jeśli pobierzesz ją i przekażesz nam dopiero w marcu, powstaje bałagan w okresach rozliczeniowych. W PERFECTA rekomendujemy regularne pobieranie faktur i ich bieżące udostępnianie, aby zagwarantować płynność odliczeń VAT.
Refaktury, ubezpieczenia i mandaty – na co uważać w 2026 roku?
Leasing operacyjny to nie tylko rata kapitałowo-odsetkowa. To także szereg opłat dodatkowych, które w KSeF wyglądają identycznie jak standardowe faktury, ale wymagają zupełnie innego traktowania podatkowego:
- Refaktury za ubezpieczenie: Często są zwolnione z VAT (stawka „zw”). Należy zachować czujność, aby omyłkowo nie odliczyć podatku, którego na dokumencie nie ma.
- Opłaty administracyjne i mandaty: Opłata za udostępnienie danych policji jest dokumentowana fakturą VAT. Pamiętaj jednak, że sam mandat nigdy nie stanowi kosztu uzyskania przychodu!
- Nowy limit 100 tys. zł: Od 2026 roku obowiązuje obniżony limit wartości samochodu osobowego (100 000 zł), który decyduje o tym, jaką część raty możesz zaliczyć do kosztów firmowych.
Kilometrówka a KSeF – czy ewidencja wciąż jest potrzebna?
Często słyszymy pytanie: “Skoro wszystko jest w KSeF, to czy muszę prowadzić kilometrówkę?”. Odpowiedź brzmi: TAK, jeśli odliczasz 100% VAT.
KSeF to system dystrybucji faktur, a nie dowód na sposób wykorzystania pojazdu. Aby zachować pełne odliczenie od raty, paliwa i serwisu, nadal musisz:
- Zgłosić pojazd na druku VAT-26.
- Prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu.
- Stworzyć wewnętrzny regulamin użytkowania samochodu w firmie.
Podsumowanie: Leasing wymaga partnera, nie tylko programu
Rok 2026 to początek ery “cyfrowej precyzji”. W Biurze Rachunkowym PERFECTA świadomie nie pobieramy faktur bezpośrednio z KSeF za naszych klientów. To kwestia bezpieczeństwa – tylko Ty wiesz, jakie zakupy faktycznie zleciłeś. Doświadczenia z innych krajów UE pokazują, że w systemach e-faktur mogą pojawiać się dokumenty nieprawidłowe lub niezamówione, które tylko przedsiębiorca jest w stanie wychwycić.
Model, w którym to Ty przekazujesz nam zweryfikowane dokumenty, jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem. My zajmujemy się resztą: weryfikacją merytoryczną i pilnowaniem limitów kosztowych.
Masz flotę samochodów lub planujesz leasing w 2026 roku? Skontaktuj się z nami. Zadbamy o to, by Twoje „cztery kółka” budowały zysk, a nie ryzyko podatkowe.
Autor: Agnieszka Woźniak, założycielka Biura Rachunkowego PERFECTA, posiada Certyfikat Księgowy Ministra Finansów i od 2002 roku wspiera przedsiębiorców w bezpiecznym prowadzeniu biznesu.
