Minął rok z ustawą o sygnalistach. Czy na pewno nie musisz jej wdrożyć w 2026?
Minął rok z ustawą o sygnalistach. Czy na pewno nie musisz jej wdrożyć w 2026?
Ustawa o sygnalistach obowiązuje już od roku. Wielu firmom nadal wydaje się, że ich to nie dotyczy.
Pod koniec 2024 roku weszła w życie długo oczekiwana ustawa o ochronie sygnalistów, wdrażająca dyrektywę UE. Największe firmy (250+) miały obowiązek wdrożenia procedur niemal natychmiast. Mniejsze podmioty (50-249 zatrudnionych) również są już objęte tymi przepisami.
Minął rok, a my w Biurze Rachunkowym Perfecta obserwujemy, że wielu przedsiębiorców albo przeoczyło ten obowiązek, albo błędnie założyło, że ich on nie dotyczy.
Jest jeszcze jeden, ważniejszy problem: firmy zapominają, że obowiązek wdrożenia procedur nie jest jednorazowy. Próg zatrudnienia należy analizować co roku!
“Zatrudniam 45 osób, więc mnie to nie dotyczy”. Błąd, który może drogo kosztować.
To najczęstsze i najbardziej niebezpieczne przekonanie. Ustawa o sygnalistach to nie jest obowiązek, który sprawdza się raz (w momencie wejścia przepisów w życie).
Kluczowy obowiązek pracodawcy to coroczna weryfikacja stanu zatrudnienia.
Firma musi ustalać liczbę osób świadczących pracę (np. na dzień 1 stycznia lub 1 lipca każdego roku). Jeśli Twoja firma w 2024 roku zatrudniała 45 osób, a w wyniku rozwoju biznesu w 2025 roku zatrudnia już 55 osób – właśnie wszedłeś pod obowiązek ustawowy!
Ignorowanie tego faktu i brak wdrożenia procedur w 2026 roku naraża Cię na poważne kary finansowe.
Kogo obowiązuje ustawa? Przypomnienie zasad.
Obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania nieprawidłowości dotyczy:
- Firm 250+ (sektor prywatny i publiczny): Te podmioty musiały wdrożyć procedury jako pierwsze.
- Firm 50-249 (sektor prywatny): To grupa, która najczęściej “wpada” w obowiązek po roku lub dwóch od startu ustawy z powodu wzrostu zatrudnienia.
- Firmy poniżej 50 zatrudnionych: Co do zasady są zwolnione, chyba że działają w specyficznych, regulowanych sektorach (np. finanse, transport), gdzie obowiązek może istnieć niezależnie od liczby zatrudnionych.
Czego wymaga ustawa? Checklista dla wdrażających (i spóźnialskich).
Jeśli Twoja analiza wykazała, że w 2026 roku będziesz objęty ustawą, musisz wdrożyć trzy kluczowe elementy:
- Opracować Regulamin: Stworzyć wewnętrzną procedurę (regulamin), która jasno określa, co, kto i jak może zgłaszać.
- Uruchomić Kanały Zgłoszeń: Zapewnić bezpieczne i poufne kanały (np. specjalny e-mail, system online), które gwarantują sygnaliście anonimowość lub pełną poufność.
- Wyznaczyć Osobę Odpowiedzialną: Formalnie wyznaczyć bezstronną osobę lub zespół odpowiedzialny za rzetelne przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń.
Firma musi też zagwarantować sygnaliście pełną ochronę przed działaniami odwetowymi (zwolnieniem, mobbingiem itp.).
Jakie kary grożą za brak wdrożenia w 2026 roku?
Ignorowanie obowiązku, który wszedł w życie rok temu, jest traktowane bardzo poważnie. Sankcje obejmują:
- Dotkliwe kary finansowe (grzywny) dla firmy lub osoby zarządzającej za sam brak wdrożenia procedur.
- Odpowiedzialność karną za próby utrudniania zgłoszenia lub stosowanie działań odwetowych.
Najważniejsze Pytania i Odpowiedzi (FAQ)
W 2024 miałem 45 zatrudnionych, a w listopadzie 2025 zatrudniłem 6 nowych. Od kiedy muszę mieć procedury?
Należy sprawdzić stan zatrudnienia na dzień referencyjny (np. 1 stycznia 2026). Jeśli na ten dzień przekraczasz 50 osób, masz obowiązek wdrożyć procedury niezwłocznie. Nie możesz czekać kolejnego roku.
Kogo dokładnie liczymy do progu 50 osób? Tylko umowy o pracę?
Nie tylko. Ustawa mówi szeroko o “osobach świadczących pracę”. Wlicza się więc nie tylko pracowników na UoP, ale także m.in. zleceniobiorców czy osoby na kontraktach B2B, jeśli świadczą pracę na rzecz i pod kierownictwem firmy.
Wdrożyłem procedury w 2024 roku. Czy muszę coś robić teraz?
Tak. Wdrożenie to nie koniec. Firma ma obowiązek dbać o system, co oznacza m.in. szkolenie nowych zatrudnionych z procedur, analizowanie zgłoszeń i co najmniej okresowy przegląd, czy system jest skuteczny i szczelny.
Nie ryzykuj. Zleć nam audyt swoich kadr.
Prawo pracy to żywy organizm, a obowiązki podatkowe i kadrowe często się zmieniają lub aktywują w najmniej oczekiwanym momencie – jak przy przekroczeniu progu zatrudnienia.
Naszym zadaniem w Biurze Rachunkowym Perfecta jest nie tylko liczenie pensji, ale proaktywne wsparcie i przypominanie o obowiązkach, o których łatwo zapomnieć. Regularna analiza stanu zatrudnienia to kluczowy element bezpieczeństwa Twojej firmy.
Skontaktuj się z nami – zadbajmy o bezpieczeństwo Twoich kadr!
Autor: Monika Kala-Gruba, Kierownik działu kadr i płac
