Od 1 lipca 2026 r. wyższe minimalne wynagrodzenia w ochronie zdrowia. Jak uniknąć błędów w kadrach i płacach?
Zarządzanie prywatną przychodnią, kliniką czy centrum medycznym wymaga nie tylko dbania o jakość świadczeń udzielanych pacjentom, lecz także prawidłowego stosowania przepisów kadrowych i płacowych.
Jednym z najważniejszych obowiązków, do których muszą przygotować się podmioty lecznicze, jest coroczna aktualizacja najniższych wynagrodzeń zasadniczych pracowników objętych ustawą o sposobie ustalania najniższego wynagrodzenia zasadniczego niektórych pracowników zatrudnionych w podmiotach leczniczych.
Od 1 lipca 2026 r. wynagrodzenie zasadnicze pracownika objętego ustawą nie może być niższe od minimum obliczonego dla właściwej grupy zawodowej.
Nie jest to jednak automatyczna podwyżka o jednakowy procent dla całego personelu. Wysokość należnego minimum zależy m.in. od rodzaju wykonywanej pracy, stanowiska, kwalifikacji wymaganych na tym stanowisku oraz właściwego współczynnika pracy.
Skąd wynika podwyżka i ile wynosi podstawa obliczeń?
Mechanizm corocznej aktualizacji wynagrodzeń opiera się na przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu brutto w gospodarce narodowej w roku poprzednim.
Zgodnie z komunikatem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w 2025 r. wyniosło: 8 903,56 zł brutto.
To właśnie ta kwota stanowi podstawę wyliczenia najniższych wynagrodzeń zasadniczych obowiązujących od 1 lipca 2026 r. W porównaniu z podstawą stosowaną w 2025 r. oznacza to wzrost o około 8,8%. Nie oznacza to jednak, że każdy pracownik podmiotu leczniczego musi otrzymać podwyżkę wynoszącą dokładnie 8,8%.
Podwyższenie wynagrodzenia jest wymagane wtedy, gdy dotychczasowe wynagrodzenie zasadnicze pracownika jest niższe od nowego minimum właściwego dla jego grupy zawodowej.
Jak oblicza się najniższe wynagrodzenie zasadnicze?
Najniższe wynagrodzenie zasadnicze ustala się jako iloczyn:
- przeciętnego wynagrodzenia brutto w gospodarce narodowej w 2025 r., czyli 8 903,56 zł,
- współczynnika pracy przypisanego do właściwej grupy zawodowej w załączniku do ustawy.
Aby prawidłowo ustalić wynagrodzenie konkretnego pracownika, dział kadr powinien zweryfikować:
- czy pracownik jest objęty ustawą,
- jaki zawód wykonuje i jakie obowiązki zostały mu faktycznie powierzone,
- jakie stanowisko zajmuje,
- jakie kwalifikacje są wymagane na tym stanowisku,
- do której grupy zawodowej należy przypisać zajmowane stanowisko,
- jaki współczynnik pracy odpowiada tej grupie,
- czy pracownik jest zatrudniony w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu pracy.
W przypadku pracy w niepełnym wymiarze etatu najniższe wynagrodzenie zasadnicze oblicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.
Pułapka kwalifikacji: wymagane czy posiadane?
Jednym z najbardziej problematycznych obszarów jest ustalenie kwalifikacji właściwych dla zajmowanego stanowiska. Co do zasady przy kwalifikowaniu pracownika do grupy zawodowej znaczenie mają kwalifikacje wymagane na zajmowanym stanowisku, a nie automatycznie wszystkie dyplomy, specjalizacje, kursy i tytuły posiadane przez pracownika.
Nie oznacza to jednak, że pracodawca może całkowicie dowolnie określać wymagania tylko po to, aby przypisać pracownika do grupy z niższym współczynnikiem. Ocena powinna uwzględniać przede wszystkim:
- obowiązujące przepisy dotyczące danego zawodu i stanowiska,
- rzeczywiście powierzony zakres obowiązków,
- strukturę organizacyjną podmiotu,
- regulamin wynagradzania i inne dokumenty wewnętrzne,
- treść umowy o pracę,
- wymagania wskazane przy zatrudnieniu,
- sposób, w jaki praca jest faktycznie wykonywana.
Jeżeli dokumentacja wskazuje inne wymagania niż rzeczywisty sposób wykonywania pracy, może to prowadzić do sporu z pracownikiem lub zakwestionowania zaszeregowania podczas kontroli. Dlatego przypisanie do grupy zawodowej powinno być wynikiem rzetelnej analizy stanowiska, a nie wyłącznie nazwą przyjętą w umowie.
Wynagrodzenie zasadnicze to nie całkowita wypłata
Ustawa określa minimalny poziom miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego brutto. Nie chodzi więc o:
- kwotę netto otrzymywaną przez pracownika,
- całkowite wynagrodzenie brutto,
- łączną wartość pensji wraz z dodatkami i premiami.
Pracodawca nie może uzupełnić zbyt niskiego wynagrodzenia zasadniczego innymi składnikami wynagrodzenia i na tej podstawie uznać, że osiągnięto ustawowe minimum. Do porównania z minimum nie należy doliczać m.in.:
- dodatku stażowego,
- dodatku funkcyjnego,
- dodatków za pracę w nocy,
- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
- wynagrodzenia za dyżury medyczne,
- premii i nagród,
- innych dodatkowych składników wypłaty.
Samo wynagrodzenie zasadnicze ustalone w umowie musi osiągać poziom wymagany dla danej grupy zawodowej.
Kogo obejmują ustawowe minima?
Ustawa obejmuje osoby zatrudnione w podmiocie leczniczym w ramach stosunku pracy, które są:
- pracownikami wykonującymi zawód medyczny,
- pracownikami działalności podstawowej innymi niż pracownicy wykonujący zawód medyczny, jeżeli spełniają warunki określone w ustawie.
Regulacje dotyczą zarówno publicznych, jak i prywatnych podmiotów leczniczych. Oznacza to, że obowiązki mogą dotyczyć również prywatnych przychodni, klinik, centrów medycznych i innych placówek wpisanych do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą.
Nie każda osoba pracująca w placówce medycznej jest jednak automatycznie objęta tabelą współczynników. Ustawa nie obejmuje bezpośrednio osób świadczących usługi:
- w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej i kontraktu B2B,
- na podstawie umowy zlecenia,
- na podstawie innej umowy cywilnoprawnej.
Warunki ich wynagradzania wynikają przede wszystkim z zawartej umowy oraz przepisów właściwych dla danego stosunku prawnego. Odrębnej analizy wymagają również wynagrodzenia lekarzy i lekarzy dentystów odbywających staż podyplomowy oraz rezydentów, ponieważ w ich przypadku stosowane są szczególne zasady.
Co z pracownikami administracyjnymi i technicznymi?
Nie każdy pracownik niemedyczny jest pracownikiem działalności podstawowej objętym współczynnikiem z załącznika do ustawy. Pracownicy administracji, księgowości, kadr, obsługi technicznej czy innych działów pomocniczych mogą nie podlegać minimalnym stawkom ustalanym według grup zawodowych.
Nie oznacza to jednak, że podmiot leczniczy może całkowicie pominąć ich wynagrodzenia. W porozumieniu albo zarządzeniu dotyczącym podwyżek należy określić również zasady podwyższania wynagrodzeń osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy, które nie wykonują zawodu medycznego. Wynagrodzenia powinny uwzględniać rodzaj pracy, wymagane kwalifikacje, ilość i jakość świadczonej pracy oraz adekwatny wzrost wynagrodzeń w podmiocie.
Czy każdy pracownik musi dostać podwyżkę?
Nie. Podwyżka do ustawowego minimum jest konieczna, jeżeli dotychczasowe wynagrodzenie zasadnicze pracownika jest niższe niż minimum obliczone dla jego grupy zawodowej na 1 lipca 2026 r.
Jeżeli wynagrodzenie zasadnicze już obecnie jest równe nowemu minimum lub je przekracza, ustawa nie nakazuje automatycznego zwiększenia go o 8,8% ani o inny jednakowy procent. Trzeba jednak uwzględnić:
- postanowienia umowy o pracę,
- regulamin wynagradzania,
- zakładowy układ zbiorowy pracy,
- porozumienia zawarte ze stroną społeczną,
- obowiązek równego traktowania pracowników,
- zasady ustalone dla pozostałych pracowników podmiotu.
Ważne terminy: 31 maja, 15 czerwca i 1 lipca
Przygotowania do podwyżek nie powinny zaczynać się dopiero podczas sporządzania lipcowej listy płac. Sposób podwyższania wynagrodzeń należy corocznie ustalić w porozumieniu:
- z organizacjami związkowymi uprawnionymi do zawarcia zakładowego układu zbiorowego pracy,
- a jeśli w podmiocie nie działa organizacja związkowa – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Porozumienie powinno zostać zawarte do 31 maja. Jeżeli porozumienie nie zostanie zawarte w tym terminie, sposób podwyższenia wynagrodzeń należy określić w drodze zarządzenia do 15 czerwca. Nowe minima należy zastosować od 1 lipca 2026 r.
Czy potrzebny jest aneks do umowy?
Ustawa wymaga, aby w umowie o pracę pracownika wykonującego zawód medyczny lub objętego ustawą pracownika działalności podstawowej wskazać grupę zawodową, do której zaliczone jest zajmowane przez niego stanowisko.
Jeżeli zmienia się wysokość wynagrodzenia zasadniczego albo dotychczasowa umowa nie zawiera prawidłowego wskazania grupy, dokumentacja pracownicza powinna zostać odpowiednio zaktualizowana. Sposób wprowadzenia zmiany zależy od treści umowy oraz okoliczności. Najczęściej stosuje się porozumienie zmieniające, czyli aneks. Jeżeli pracownik nie wyraża zgody na zmianę warunków, konieczna może być analiza możliwości zastosowania wypowiedzenia zmieniającego.
Nie należy jednak ograniczać całego procesu wyłącznie do podpisania aneksów. Kluczowe jest również prawidłowe porozumienie albo zarządzenie, klasyfikacja stanowisk i spójność wszystkich dokumentów.
Audyt kadr i płac: co sprawdzić przed wypłatą za lipiec?
Przed zamknięciem listy płac za lipiec warto przeprowadzić audyt obejmujący co najmniej następujące punkty:
- Czy pracodawca posiada status podmiotu leczniczego?
- Czy dana osoba jest zatrudniona na podstawie stosunku pracy i podlega ustawie?
- Czy prawidłowo ustalono charakter stanowiska oraz zakres rzeczywiście wykonywanych obowiązków?
- Czy kwalifikacje wymagane na stanowisku wynikają z przepisów i dokumentacji, a nie zostały określone wyłącznie w celu obniżenia zaszeregowania?
- Czy stanowisko zostało przypisane do właściwej grupy zawodowej?
- Czy w umowie o pracę prawidłowo wskazano grupę zawodową?
- Czy zastosowano właściwy współczynnik pracy i prawidłową kwotę bazową 8 903,56 zł?
- Czy przy niepełnym etacie minimum obliczono proporcjonalnie?
- Czy samo wynagrodzenie zasadnicze, bez dodatków i premii, osiąga wymagany poziom?
- Czy do 31 maja zawarto wymagane porozumienie albo do 15 czerwca wydano odpowiednie zarządzenie?
- Czy zmiany zostały prawidłowo odzwierciedlone w umowach, regulaminach, aktach osobowych i systemie kadrowo-płacowym?
- Czy uwzględniono zasady podwyższania wynagrodzeń pozostałych pracowników zatrudnionych na etacie?
Jakie ryzyko wiąże się z błędnym wdrożeniem podwyżek?
Nieprawidłowe ustalenie grupy zawodowej albo zaniżenie wynagrodzenia zasadniczego może prowadzić do:
- roszczeń pracownika o wypłatę wyrównania,
- konieczności zapłaty odsetek,
- sporów przed sądem pracy,
- kontroli Państwowej Inspekcji Pracy,
- zakwestionowania dokumentacji pracowniczej,
- odpowiedzialności za naruszenie praw pracowniczych,
- narastania kosztów składek i korekt list płac.
Kontrolę wykonywania obowiązków wynikających z ustawy może prowadzić m.in. Państwowa Inspekcja Pracy.
Zawiłe przepisy to codzienność przedsiębiorców – nie ryzykuj błędem
Niezależnie od tego, w jakiej branży działasz, błędy w wyliczeniach wynagrodzeń czy zaszeregowaniu pracowników mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych, kontroli i sporów prawnych.
Obserwuj nasz profil, aby być na bieżąco!
Autor: Monika Kala-Gruba, Kierownik działu kadr i płac
