Kupujesz licencje, oprogramowanie lub serwery z zagranicy? Uważaj na ukryty podatek WHT.

Prowadzenie nowoczesnego biznesu w branży IT, e-commerce czy marketingu nierozerwalnie wiąże się z korzystaniem z globalnych rozwiązań. Subskrypcje oprogramowania SaaS, kampanie reklamowe na międzynarodowych platformach, usługi chmurowe, serwerowe czy przetwarzania danych to dziś fundament codziennej pracy wielu firm.

Wielu przedsiębiorców uważa, że opłacenie zagranicznej faktury firmową kartą i przekazanie jej do księgowości całkowicie zamyka temat. Niestety, w świetle polskich przepisów podatkowych samo zaksięgowanie kosztu może nie wystarczyć.

Wypłata należności za granicę – szczególnie za wybrane usługi niematerialne, licencje lub inne świadczenia może rodzić obowiązek rozliczenia podatku u źródła, czyli WHT, od angielskiego Withholding Tax. Niewiedza w tym zakresie może być kosztowna, zwłaszcza gdy firma regularnie korzysta z zagranicznych platform reklamowych, narzędzi IT lub usług doradczych. 

Czym jest podatek u źródła, czyli WHT?

Podatek u źródła to w uproszczeniu podatek dochodowy, który może być należny w Polsce od określonych przychodów uzyskiwanych przez zagraniczny podmiot.

W praktyce polski Urząd Skarbowy nie pobiera tego podatku bezpośrednio od zagranicznego kontrahenta. Obowiązek jego rozliczenia może zostać przeniesiony na polskiego nabywcę usługi lub licencji.

To oznacza, że przedsiębiorca opłacający zagraniczną fakturę może stać się tzw. płatnikiem podatku. W określonych przypadkach powinien pobrać podatek od wypłacanej należności i odprowadzić go do polskiego urzędu skarbowego.

Jeżeli firma tego nie zrobi, a urząd zakwestionuje rozliczenie podczas kontroli, podatek może trzeba będzie zapłacić z własnych środków wraz z ewentualnymi odsetkami.

Czy każda zagraniczna faktura oznacza WHT?

Nie. I właśnie dlatego temat podatku u źródła wymaga indywidualnej analizy każdej transakcji.

Nie każda płatność zagraniczna automatycznie podlega opodatkowaniu WHT. Kluczowe jest ustalenie, za co dokładnie płaci firma i jaki jest rzeczywisty charakter świadczenia.

Znaczenie ma nie sama nazwa usługi na fakturze, ale przede wszystkim dokumentacja, umowa oraz faktyczny zakres praw nabywanych przez polskiego przedsiębiorcę.

Inaczej może być traktowana zwykła subskrypcja narzędzia SaaS, a inaczej licencja dająca prawo do modyfikowania oprogramowania, jego dalszej odsprzedaży lub sublicencjonowania.

Kiedy WHT zwykle nie jest problemem? Subskrypcje SaaS i licencje końcowe.

Jednym z częstych przykładów są standardowe subskrypcje SaaS oraz tzw. licencje końcowe, czyli licencje typu end-user. Chodzi o sytuacje, w których firma płaci za możliwość korzystania z narzędzia w codziennej działalności, bez nabywania praw autorskich, prawa do modyfikacji, dalszej odsprzedaży czy udzielania sublicencji.

Przykładem może być standardowa subskrypcja narzędzia biurowego, programu graficznego lub popularnego rozwiązania opartego na modelu SaaS, takiego jak ChatGPT.

W takich przypadkach płatność jest zwykle traktowana jako zapłata za korzystanie z narzędzia, a nie jako wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich czy należność licencyjna objęta WHT.

Warto jednak podkreślić, że każdą sytuację należy oceniać indywidualnie. Różne modele sprzedaży, inne warunki umowy lub dodatkowe uprawnienia na przykład związane z API, komercyjnym wykorzystaniem, modyfikacją, sublicencją albo dalszą odsprzedażą mogą zmienić kwalifikację podatkową transakcji.

Strefa ryzyka: kiedy może powstać obowiązek rozliczenia WHT?

Ryzyko pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy firma płaci zagranicznemu kontrahentowi za usługi lub prawa o szerszym, bardziej komercyjnym charakterze.

W przypadku usług niematerialnych wymienianych w przepisach podstawowa stawka podatku u źródła może wynosić 20%. Dotyczy to między innymi takich świadczeń jak:

• kampanie reklamowe i marketingowe, w tym budżety wydawane na globalnych platformach reklamowych i w mediach społecznościowych, 
• usługi przetwarzania danych, wybrane zaawansowane usługi serwerowe i analityczne, 
• usługi doradcze, księgowe, prawne i rekrutacyjne świadczone przez podmioty zagraniczne, 
• licencje wykorzystywane w sposób komercyjny, zwłaszcza gdy obejmują prawo do modyfikacji, sublicencjonowania lub dalszej odsprzedaży.

Trzeba przy tym pamiętać, że 20% nie jest jedyną możliwą stawką WHT. Dla innych rodzajów należności, takich jak należności licencyjne, odsetki czy dywidendy, mogą mieć zastosowanie inne stawki, na przykład 10%, 19% lub stawki wynikające z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Dlatego nie wystarczy założyć, że każda zagraniczna płatność jest opodatkowana tak samo. Najpierw trzeba prawidłowo ustalić charakter płatności, a dopiero potem ocenić obowiązki podatkowe.

Przykład? Jeśli firma wydaje 10 000 zł na zagraniczną kampanię reklamową, a dana usługa podlega WHT i nie zadbano o formalności, urząd skarbowy może zakwestionować rozliczenie i domagać się zapłaty podatku z firmowego konta.

Certyfikat rezydencji – ważny element bezpieczeństwa

Czy obowiązek poboru podatku zawsze oznacza, że trzeba zapłacić pełną podstawową stawkę? Nie zawsze.

W wielu przypadkach możliwe jest niepobranie podatku albo zastosowanie preferencyjnej stawki wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Aby było to możliwe, płatnik powinien dysponować certyfikatem rezydencji zagranicznego kontrahenta.

Certyfikat rezydencji to dokument potwierdzający, w jakim kraju dany podmiot rozlicza swoje podatki. Powinien pochodzić z kraju rezydencji podatkowej kontrahenta i być aktualny na dzień wypłaty.

Obecnie certyfikat może mieć także formę elektroniczną. W określonych przypadkach akceptowany może być również odpis elektroniczny lub kopia, o ile płatnik nie ma uzasadnionych wątpliwości co do aktualności rezydencji podatkowej kontrahenta.

Brak certyfikatu rezydencji może istotnie ograniczyć możliwość zastosowania preferencji podatkowej i zwiększyć ryzyko kosztownych konsekwencji podczas kontroli.

Płatności powyżej 2 mln zł rocznie – dodatkowy mechanizm „pay & refund”

Szczególną ostrożność powinny zachować firmy, które dokonują wysokich płatności na rzecz tego samego zagranicznego kontrahenta.

W przypadku płatności przekraczających 2 mln zł rocznie dla tego samego podmiotu może mieć zastosowanie mechanizm „pay & refund”. Oznacza to konieczność poboru podatku, a dopiero później możliwość ubiegania się o jego zwrot.

Alternatywnie w określonych przypadkach można skorzystać z opinii o stosowaniu preferencji. To kolejny powód, dla którego transakcje zagraniczne warto analizować z wyprzedzeniem, a nie dopiero po zakończeniu roku lub w momencie kontroli.

Nie trać pieniędzy przez brak proaktywności księgowości

Największy problem wielu przedsiębiorców polega na tym, że ich księgowość nie analizuje takich ryzyk na bieżąco. Kontakt ogranicza się często do comiesięcznego maila z kwotą podatku do zapłaty, a kwestie takie jak WHT pojawiają się dopiero wtedy, gdy urząd skarbowy zaczyna zadawać pytania.

W Biurze Rachunkowym Perfecta od 25 lat łamiemy ten schemat, wspierając klientów z branży IT i e-commerce nie tylko w księgowaniu dokumentów, ale także w identyfikowaniu ryzyk podatkowych.

Nasza współpraca opiera się na proaktywnym doradztwie. Analizujemy transakcje, zanim staną się problemem.

Dzięki wsparciu 30-osobowego zespołu wykwalifikowanych specjalistów:

• precyzyjnie klasyfikujemy transakcje transgraniczne, 
• oddzielamy bezpieczne subskrypcje SaaS od płatności, które mogą wymagać analizy WHT, 
• weryfikujemy, kiedy potrzebny jest certyfikat rezydencji, 
• podpowiadamy, jak ograniczyć ryzyko podatkowe przy współpracy z zagranicznymi kontrahentami,
•  wspieramy firmy IT i e-commerce w bezpiecznym rozwoju oraz zakupach usług z zagranicy

Nie pozwól, aby ukryte obowiązki podatkowe hamowały rozwój Twojej firmy.

Jeżeli prowadzisz spółkę w branży IT lub e-commerce i chcesz mieć pewność, że Twoje zagraniczne rozliczenia są bezpieczne, skontaktuj się z Biurem Rachunkowym PERFECTA. Sprawdzimy Twoją sytuację i pomożemy uporządkować rozliczenia, zanim staną się problemem.