Rewolucja w Kodeksie pracy od 1 maja. B2B i zlecenia wliczane do stażu pracy – co to oznacza dla firm?

Zbliżający się 1 maja to dla wielu pracodawców kluczowa data w kalendarzu kadrowym. Wchodzą w życie istotne zmiany w Kodeksie Pracy, które zrównują okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) oraz pracy na umowach cywilnoprawnych z zatrudnieniem etatowym w kontekście ustalania stażu pracy.

Dla firm oznacza to konieczność ponownego przeliczenia uprawnień pracowniczych, co bezpośrednio przełoży się na organizację pracy, grafiki urlopowe i koszty zatrudnienia.

Dotychczas przepisy jasno oddzielały zatrudnienie na podstawie stosunku pracy od innych form zarobkowania. Okresy współpracy na kontraktach B2B czy umowach zleceniach nie miały wpływu na uprawnienia pracownicze na etacie. Nowelizacja Kodeksu pracy znacząco zmienia ten stan rzeczy.

Jeśli w Twojej firmie pracują osoby, które przed przejściem na etat prowadziły własną działalność gospodarczą lub realizowały świadczyły usługi na podstawie umów zleceń, to ostatni moment, aby przygotować się na nadchodzące zmiany.

Na czym w praktyce polega nowy staż pracy?

Zgodnie z nowymi przepisami, do ogólnego stażu pracy od którego zależą uprawnienia pracownicze, będą wliczane udokumentowane okresy:

• prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej,
• wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług,
• wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej.
  

Co to oznacza dla pracodawców? Znaczna część załogi z dnia na dzień „zyska” dodatkowy staż pracy, co otworzy pracownikom dostęp do nowych świadczeń i praw, wynikających z Kodeksu pracy, a do których wcześniej nie mieli prawa.

Więcej dni urlopowych – organizacyjne wyzwanie dla firm

Najbardziej odczuwalnym skutkiem zmian będzie ewentualne zwiększenie wymiaru urlopu wypoczynkowego.
Kodeks pracy uzależnia jego wymiar od ogólnego stażu pracy (do którego wlicza się również okres edukacji):

• 20 dni – przy stażu pracy krótszym niż 10 lat,
• 26 dni – przy stażu pracy wynoszącym co najmniej 10 lat.

Osoby, które dotychczas nie osiągnęły 10-letniego stażu, ponieważ przez kilka lat pracowały na umowach cywilnoprawnych lub prowadziły pozarolniczą działalność gospodarczą, po udokumentowaniu tych okresów mogą przekroczyć 10 letni próg stażu pracy uprawniający do wyższego wymiaru urlopu.
Dla pracodawcy oznacza to konieczność udzielenia dodatkowych 6 dni płatnego urlopu rocznie, co wiąże się z reorganizacją pracy i potencjalnymi kosztami zastępstw.

Wypowiedzenia i odprawy – jak liczyć staż zakładowy?

O ile ogólny staż pracy wpływa m.in. na wymiar urlopu, o tyle długość okresu wypowiedzenia czy wysokość odprawy zależą od tzw. zakładowego stażu pracy (czyli okresu zatrudnienia u danego pracodawcy).

Warto zwrócić szczególną uwagę na ten istotny szczegół:

• Jeśli zatrudniasz pracownika, który wcześniej świadczył usługi dla Twojej firmy na podstawie umowy zlecenia lub B2B, a następnie przeszedł u Ciebie na etat – ten okres będzie doliczony do jego stażu zakładowego,
• Może to spowodować wydłużenie okresu wypowiedzenia (np. z 1 miesiąca do 3 miesięcy) oraz wyższą odprawę w przypadku ewentualnych zwolnień grupowych,
• Uwaga: okresy współpracy z innymi firmami nie wpływają na długość okresu wypowiedzenia w Twojej organizacji. To pracownik musi udowodnić staż. 

A jakie są obowiązki pracodawcy?

Wielu pracodawców obawia się chaosu i konieczności prowadzenia historycznych analiz dotyczących przeszłości swoich pracowników – prawo nie nakłada na pracodawcę obowiązku samodzielnego poszukiwania tych informacji.

Ciężar dowodu leży po stronie pracownika. Aby okresy zostały uwzględnione, pracownik musi:

1. Uzyskać odpowiednie zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) lub w przypadku zleceniobiorców-studentów bezpośrednio od zleceniodawcy, 
2. Złożyć wniosek o przeliczenie stażu pracy do pracodawcy wraz z uzyskanym zaświadczenie.

Najważniejsze Pytania i Odpowiedzi (FAQ)

Czy do stażu pracy wlicza się czas, w którym pracownik na JDG korzystał z Ulgi na start? 

Tak, o ile przepisy nie stanowią inaczej, kluczowe jest udokumentowanie prowadzenia działalności i odprowadzania stosownych składek. Dokładne wytyczne co do okresów nieskładkowych opierają się na zaświadczeniach wydawanych przez ZUS.

Pracownik przyniósł zaświadczenie w połowie roku. Czy urlop przeliczamy proporcjonalnie?

Nabycie prawa do wyższego wymiaru urlopu (26 dni) następuje w dniu upływu 10 lat stażu pracy. Jeśli udokumentowany, nowy staż sprawia, że pracownik przekracza ten próg w trakcie trwającego roku kalendarzowego, przysługuje mu pełne 26 dni urlopu za ten rok.

Czy muszę automatycznie aneksować umowy pracowników?

Nie. Zmiana dotyczy uprawnień pracowniczych z mocy prawa. Należy jednak zaktualizować akta osobowe pracownika (limit urlopowy) i poinformować go o nowym wymiarze przysługujących dni wolnych po weryfikacji dostarczonego zaświadczenia z ZUS.

1 maja to czas wyzwań dla kadr. Zadbaj o bezpieczeństwo swojej firmy

Nowelizacja przepisów to nie tylko dodatkowe dni urlopu dla pracowników, ale przede wszystkim konieczność prawidłowej] aktualizacji dokumentacji pracowniczej i prawidłowego przeliczania limitów.

Jako Biuro Rachunkowe PERFECTA, przejmujemy pełną odpowiedzialność za procesy kadrowo-płacowe naszych klientów.
Wystarczy, że przekażesz swojemu opiekunowi uzyskane od pracownika zaświadczenie, a my zajmiemy się resztą: analizą dokumentów, przeliczeniem limitów i zapewnieniem zgodności z przepisami.

Chcesz przejść przez ten proces bezpiecznie?

Autor: Monika Kala – Gruba, Kierownik działu Kadr i Płac