Mobbing po nowelizacji Kodeksu pracy: co zmienia się od 5 listopada 2026 r. i co musisz mieć na piśmie do 5 maja 2027 r.

Stan prawny: 11 września 2026 r. Podstawa: ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 1046).

Zarządzanie zespołem to nie tylko delegowanie zadań, ale też odpowiedzialność za środowisko pracy – i od 5 listopada 2026 r. odpowiedzialność ta ma wyraźnie wyższą cenę. Nowelizacja Kodeksu pracy przebudowuje definicję mobbingu, rozszerza pojęcie dyskryminacji, wprowadza minimalne kwoty zadośćuczynienia i – co najważniejsze dla pracodawców – zamienia dotychczasowe, ogólne „przeciwdziałanie mobbingowi” w konkretny, dokumentowany system.

Dobra wiadomość: ustawa przewiduje wprost sytuacje, w których pracodawca nie odpowiada za mobbing. Zła: żeby z tego skorzystać, trzeba mieć dowody, że system naprawdę działał – a nie plik PDF pobrany z internetu.

Poniżej: co dokładnie się zmienia, jakie kwoty wchodzą do gry w 2026 i 2027 r., co trzeba zrobić do 5 listopada 2026 r., a co do 5 maja 2027 r.

Nowa definicja mobbingu – krócej znaczy szerzej

Dotychczasowa definicja wymagała wykazania kilku przesłanek jednocześnie: uporczywości, długotrwałości, celu lub skutku w postaci zaniżonej oceny przydatności zawodowej, poniżenia, izolacji – a do zadośćuczynienia dodatkowo rozstroju zdrowia. Dlatego statystyki były bezlitosne: według danych Ministerstwa Sprawiedliwości w 2025 r. do sądów rejonowych i okręgowych wpłynęło ok. 950 spraw o mobbing, a pracownicy wygrali w całości lub w części 44 z nich – czyli około co dwudziestą.

Od 5 listopada 2026 r. definicja jest jednozdaniowa:

Mobbing oznacza zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika (art. 94³ § 2 k.p.).

Uporczywość to zachowania o charakterze powtarzalnym, nawracającym lub stałym (§ 3). Zniknął odrębny wymóg długotrwałości oraz wymóg wykazania celu działania sprawcy.

Co to oznacza w praktyce:

• Nie trzeba wykazywać rozstroju zdrowia. Zaświadczenie od psychiatry przestaje być „biletem wejścia” do procesu. Stan zdrowia nadal ma znaczenie – ale dla wysokości zadośćuczynienia i dla odszkodowania za rzeczywistą szkodę, a nie dla samego istnienia roszczenia.
• Nie trzeba wykazywać złego zamiaru. Liczy się charakter zachowań i ich wpływ, a nie intencja menedżera.
• Pojedynczy incydent nie jest mobbingiem – ale może stanowić naruszenie dóbr osobistych lub dyskryminację (molestowanie), z odrębnymi roszczeniami. „To był jednorazowy wybuch” nie jest więc linią obrony, a jedynie zmianą podstawy prawnej po stronie pracownika.

Otwarty katalog zachowań (art. 94³ § 4)

Ustawa wymienia przykładowo m.in.:

• upokarzanie i uwłaczanie,
• zastraszanie,
• nieuzasadnione zaniżanie oceny przydatności zawodowej,
• nieuzasadnioną krytykę, poniżanie lub ośmieszanie,
• utrudnianie funkcjonowania w środowisku pracy (np. odcinanie od informacji i narzędzi),
• izolowanie pracownika lub eliminowanie go z zespołu.

Katalog jest otwarty, a zachowania mogą mieć postać fizyczną, werbalną i pozawerbalną. To ma bezpośrednie znaczenie dla zespołów zdalnych i hybrydowych: wykluczanie z kanałów na komunikatorze, „zapominanie” o zaproszeniu na spotkanie, odbieranie dostępów, ignorowanie wypowiedzi na spotkaniach online, komentarze pod czyimś taskiem – wszystko to mieści się w nowej definicji, jeśli jest powtarzalne.

Najważniejszy przepis dla kadry kierowniczej: co mobbingiem nie jest

Za mobbing nie mogą być uznane uzasadnione i wyrażone we właściwej formie zachowania wobec pracownika, w szczególności rozliczanie z powierzonej pracy lub jej krytyka (art. 94³ § 9 k.p.).

Menedżer nadal może wymagać, oceniać, rozliczać, zwracać uwagę i wyciągać konsekwencje. Warunki są dwa: uzasadnienie i właściwa forma. Praktyczny wniosek dla firmy: udokumentowany cel, kryteria oceny, zapis ustaleń po spotkaniu 1:1, informacja zwrotna w rzeczowym tonie – to nie biurokracja, to materiał dowodowy chroniący menedżera i pracodawcę.

Sprawcą może być każdy

Mobbing może pochodzić od pracodawcy, przełożonego, osoby na równorzędnym stanowisku, podwładnego, grupy osób, a także od osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (zleceniobiorcy, współpracownicy B2B, personel podwykonawcy). Tzw. mobbing poziomy (między współpracownikami) i odwrócony (podwładny wobec przełożonego) są objęte przepisami wprost.

Uwaga na kierunek ochrony

roszczenia z art. 94³ k.p. przysługują pracownikom. Zleceniobiorca czy współpracownik B2B, który sam jest nękany, dochodzi roszczeń na innej podstawie – ochrony dóbr osobistych (art. 23, 24 i 448 k.c.) lub ustawy o równym traktowaniu. Jeśli pracujesz w modelu mieszanym (etaty + B2B), procedura wewnętrzna powinna obejmować wszystkich – inaczej powstaje luka, która w praktyce i tak obciąży firmę.

Dyskryminacja: dwie nowe postacie i dyskryminacja wielokrotna

Nowelizacja rozbudowuje przepisy o równym traktowaniu (art. 18³ᵃ i nast. k.p.):

• Dyskryminacja przez założenie – pracodawca mylnie przypisuje pracownikowi cechę chronioną (np. zakłada orientację, wyznanie, chorobę, planowane rodzicielstwo) i na tej podstawie traktuje go gorzej. Błędne założenie nie zwalnia z odpowiedzialności.
• Dyskryminacja przez skojarzenie – gorsze traktowanie z powodu powiązania z osobą mającą cechę chronioną (np. pracownik opiekujący się dzieckiem z niepełnosprawnością, partner osoby z określonej grupy).
• Dyskryminacja wielokrotna – naruszenie z więcej niż jednej przyczyny lub powtarzające się, z wyższym progiem świadczenia.

Kwoty: ile realnie kosztuje przegrany spór

Progi są powiązane z minimalnym wynagrodzeniem za pracę, czyli rosną co roku. Minimalne wynagrodzenie wynosi 4 806 zł w 2026 r. i 4 950 zł w 2027 r.

Roszczenie	Próg	2026 (4 806 zł)	2027 (4 950 zł)
Zadośćuczynienie za mobbing (art. 94³ § 11)	min. 6×	28 836 zł	29 700 zł
Dyskryminacja wielokrotna	min. 3×	14 418 zł	14 850 zł
Dyskryminacja (naruszenie jednorazowe)	min. 1×	4 806 zł	4 950 zł
Odszkodowanie za szkodę (mobbing, dyskryminacja)	brak progu	wg rzeczywistej szkody	wg rzeczywistej szkody

To dolne granice, nie widełki – sąd może zasądzić więcej i nie ma górnego limitu. Do tego dochodzą koszty procesu, koszty zastępstwa, odsetki, czas zarządu poświęcony na postępowanie oraz koszty reputacyjne (sprawy o mobbing w branżach walczących o talenty bywają kosztowniejsze wizerunkowo niż finansowo).

Zadośćuczynienie nie jest karą administracyjną ani grzywną – nowelizacja nie wprowadza nowego mandatu za brak procedur. Ryzyko jest cywilne (pozew pracownika) i kontrolne (ustalenia Państwowej Inspekcji Pracy, wystąpienie inspektora, a w razie braku wymaganych regulacji wewnętrznych – zarzut naruszenia przepisów prawa pracy).

Ciężar dowodu: gdzie realnie się przesuwa

To miejsce, w którym najczęściej pojawiają się w internecie uproszczenia, więc precyzyjnie:

• Sprawy o naruszenie zasady równego traktowania (dyskryminacja): pracownik uprawdopodabnia naruszenie, a pracodawca musi wykazać, że do niego nie doszło. To odwrócony ciężar dowodu.
• Sprawy o mobbing: ciężar dowodu nie został formalnie odwrócony – to pracownik musi udowodnić uporczywe nękanie. Ale uwaga: to pracodawca dowodzi, że wykonywał swoje obowiązki prewencyjne i że spełnił przesłanki uwolnienia się od odpowiedzialności. W praktyce oznacza to, że bez dokumentacji prewencji pracodawca wchodzi na salę sądową bez połowy własnych argumentów.
• Zmiany w Kodeksie postępowania cywilnego: sprawy o ochronę dóbr osobistych, mobbing i równe traktowanie trafiają do właściwości sądów rejonowych (niższy próg wejścia dla pracownika), a sąd nie oddali powództwa tylko dlatego, że pracownik wskazał błędną podstawę prawną – jeśli stan faktyczny uzasadnia roszczenie na innej z tych podstaw. Linia obrony „pozew źle zakwalifikowany” przestaje działać.

Kiedy pracodawca NIE odpowiada – i dlaczego to najważniejszy fragment nowelizacji

Ustawa daje pracodawcy realną linię obrony. Uwolnienie się od odpowiedzialności wobec pracownika wymaga wykazania łącznie, że:

• pracodawca rzeczywiście i skutecznie realizował obowiązki prewencyjne (nie „miał politykę”, ale ją stosował), oraz
• mobbing nie pochodził od przełożonego / osoby kierującej pracownikiem – czyli firma odpowiada za własną kadrę zarządzającą zawsze, a za zachowania współpracowników tylko wtedy, gdy zaniedbała system.

Stąd wniosek, który warto zapamiętać: procedura antymobbingowa nie chroni przed mobbingiem menedżera – chroni przed odpowiedzialnością za konflikty, których firma nie mogła wykryć wcześniej, i zmniejsza wysokość świadczeń tam, gdzie odpowiedzialność powstaje.

Regres do sprawcy – jak to działa naprawdę

Pracodawca, który wypłacił zadośćuczynienie lub odszkodowanie, może żądać od osoby, od której pochodziły zachowania mobbingowe, wyrównania poniesionej szkody (art. 94³ § 12 k.p.). Dwie rzeczy, o których często pisze się nieprawidłowo:

• Regres przysługuje z mocy ustawy, a nie „w nagrodę” za wdrożone procedury.
• Jego wysokość zależy od stopnia winy sprawcy i winy pracodawcy. Brak systemu prewencji to własne zaniechanie firmy, które obniża kwotę możliwą do odzyskania od mobbera. Procedury nie tworzą prawa regresu – one decydują, ile z tego regresu realnie odzyskasz.

Obowiązki pracodawcy: pięć filarów zamiast jednego zdania

Od 5 listopada 2026 r. przeciwdziałanie mobbingowi ma charakter systematyczny i aktywny. Bierne oczekiwanie na skargę przestaje być zgodne z prawem. Kodeks wymaga:

• Prewencji – informowanie i szkolenia (zwłaszcza kadry kierowniczej), diagnoza ryzyk, standardy komunikacji i informacji zwrotnej.
• Wykrywania – działające kanały zgłoszeń, anonimowe badania nastrojów, exit interviews, analiza absencji i rotacji w zespołach.
• Reagowania – postępowanie wyjaśniające o znanym przebiegu i terminach, zasada poufności, bezstronność osób prowadzących.
• Działań naprawczych – konsekwencje wobec sprawcy, zmiany organizacyjne, mediacja, rozdzielenie stron konfliktu.
• Wsparcia osoby dotkniętej naruszeniem – realne, nie deklaratywne (dostęp do pomocy, elastyczność, ochrona przed skutkami zgłoszenia).

Zakaz działań odwetowych

Ochroną objęta jest nie tylko osoba zgłaszająca, ale też osoby ją wspierające, w tym świadkowie. Niekorzystne traktowanie, pogorszenie warunków, pominięcie w awansie, wypowiedzenie czy rozwiązanie umowy w reakcji na zgłoszenie to samodzielne naruszenie, generujące odrębną odpowiedzialność. W praktyce oznacza to, że po każdym zgłoszeniu decyzje kadrowe wobec zgłaszającego i świadków wymagają szczególnie starannego uzasadnienia i dokumentacji.

Uwaga: to nie to samo co procedura dla sygnalistów

Kanał zgłoszeń antymobbingowych i procedura zgłoszeń wewnętrznych z ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928, stosowanej od 25 września 2024 r.) to dwa różne obowiązki. Ustawa o sygnalistach dotyczy podmiotów zatrudniających co najmniej 50 osób wykonujących pracę zarobkową, a mobbing i dyskryminacja nie znajdują się w jej ustawowym katalogu naruszeń – pracodawca może je tam dodać dobrowolnie. Decyzja „jeden kanał czy dwa” powinna być świadoma i spójna, bo obie procedury mają różne terminy, różne zakresy ochrony i różne obowiązki informacyjne.

Terminy i progi: dwie daty, których nie można pomylić

Od 5 listopada 2026 r. (wszyscy pracodawcy, bez względu na liczbę zatrudnionych): obowiązuje nowa definicja mobbingu, nowe zasady odpowiedzialności, nowe kwoty roszczeń, nowe reguły dowodowe w sprawach o równe traktowanie oraz obowiązek aktywnego przeciwdziałania (prewencja, wykrywanie, reagowanie, działania naprawcze, wsparcie).

Do 5 maja 2027 r. (pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników)

obowiązek ustalenia na piśmie reguł, procedur i częstotliwości działań w zakresie przeciwdziałania naruszaniu godności, dyskryminacji, naruszaniu zasady równego traktowania i mobbingowi (art. 94³ᵃ k.p.). Dokument może być częścią regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy, albo mieć postać odrębnej procedury.

Kilka szczegółów, które przesuwają realny deadline do przodu:

• Treść wymaga uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi (jeśli działają) – z terminem na wspólne ustalenie stanowiska – albo konsultacji z przedstawicielami pracowników, których najpierw trzeba wybrać.
• Regulamin (lub jego zmiana) wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania do wiadomości pracowników – trzeba to zrobić i udokumentować.
• Pracodawcy zatrudniający mniej niż 10 pracowników nie mają obowiązku pisemnego dokumentu, ale mają pełny obowiązek materialny przeciwdziałania – i ten sam problem dowodowy w sądzie. Krótka, jednostronicowa procedura plus potwierdzenie zapoznania to inwestycja rzędu kilku godzin pracy.

Przepisy przejściowe – dlaczego listopad to nie „czysta kartka”

Nowe przepisy stosuje się do uporczywego nękania rozpoczętego przed 5 listopada 2026 r., jeżeli trwa ono także po tej dacie. Do postępowań sądowych wszczętych przed tą datą stosuje się przepisy dotychczasowe. Oznacza to, że tlący się dziś konflikt w zespole zostanie oceniony według nowej, łagodniejszej dla pracownika definicji. Zaległe zgłoszenia i nierozwiązane sytuacje warto zaadresować przed 5 listopada.

Strona kadrowo-płacowa: co się dzieje po wypłacie świadczenia

Ten wątek zwykle umyka w publikacjach prawnych, a to on generuje pytania do działu płac i ryzyko zaległości:

• PIT. Zadośćuczynienie i odszkodowanie wypłacone na podstawie wyroku lub ugody sądowejkorzystają ze zwolnienia (art. 21 ust. 1 pkt 3b ustawy o PIT – dla świadczeń zasądzonych, z wyłączeniem m.in. utraconych korzyści). Wypłata na podstawie ugody pozasądowej lub dobrowolna – nie korzysta z tego zwolnienia i podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. Sposób zakończenia sporu ma więc bezpośredni skutek podatkowy dla pracownika.
• ZUS. Świadczenia z tytułu mobbingu i naruszenia zasady równego traktowania są – zgodnie z utrwalonym stanowiskiem ZUS – traktowane jako przychód ze stosunku pracy stanowiący podstawę wymiaru składek; katalog wyłączeń z rozporządzenia składkowego nie obejmuje ich wprost. Kwestia jest sporna w orzecznictwie, dlatego przy każdej większej wypłacie (zwłaszcza z ugody) warto rozważyć wniosek o indywidualną interpretację do ZUS przed wypłatą, a nie po niej.
• Koszty i księgowania. Wypłaty, koszty zastępstwa procesowego i kwoty odzyskane w ramach regresu wymagają prawidłowej kwalifikacji – w tym oceny kosztowej w CIT/PIT firmy.
• Dokumentacja pracownicza i RODO. Materiały z postępowania wyjaśniającego (zgłoszenie, protokoły, zeznania) nie należą do akt osobowych – wymagają odrębnego, ograniczonego dostępowo zbioru, podstawy przetwarzania, zasad retencji i szczególnej ostrożności przy danych o zdrowiu (art. 9 RODO). Błąd na tym etapie zamienia jedno naruszenie w dwa.
• Konsekwencje wobec sprawcy – pilnuj terminów. Kara porządkowa: zastosowanie w ciągu 2 tygodni od uzyskania wiadomości o naruszeniu i 3 miesięcy od jego popełnienia, po wysłuchaniu pracownika (art. 109 k.p.). Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika: 1 miesiąc od uzyskania wiadomości o okoliczności uzasadniającej (art. 52 § 2 k.p.). Przewlekłe postępowanie wyjaśniające potrafi „przepalić” oba terminy i pozostawić firmę ze sprawcą, wobec którego nie da się już zastosować sankcji.
• Umowy zlecenia i B2B. Skoro sprawcą może być zleceniobiorca lub współpracownik B2B, warto wprowadzić do tych umów klauzule o obowiązku przestrzegania standardów antymobbingowych, prawo do udziału w postępowaniu wyjaśniającym i sankcje kontraktowe – bez tego nie ma realnego narzędzia reakcji.
• BHP i ryzyko psychospołeczne. Obowiązki antymobbingowe naturalnie łączą się z oceną ryzyka zawodowego i profilaktyką stresu w pracy – spójność tych dokumentów jest jednym z pierwszych elementów sprawdzanych przy kontroli.

Checklista wdrożenia do 5 listopada 2026 r.

• Audyt stanu obecnego: czy istnieje polityka antymobbingowa, kiedy była aktualizowana, czy ktokolwiek ją zna.
• Przegląd otwartych konfliktów i zgłoszeń – zamknięcie spraw, które po 5 listopada będą oceniane według nowej definicji.
• Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń (z zapewnieniem bezstronności) i uruchomienie kanału zgłoszeń.
• Szkolenie kadry kierowniczej: granica między rozliczaniem z pracy a nękaniem, forma informacji zwrotnej, zakaz działań odwetowych.
• Komunikacja do zespołu: co się zmienia, jak zgłaszać, czego pracownik może się spodziewać.
• Rozpoczęcie dokumentowania działań prewencyjnych (listy obecności na szkoleniach, potwierdzenia zapoznania, notatki z przeglądów).

Do 5 maja 2027 r. (10+ pracowników)

• Projekt reguł i procedur: prewencja, wykrywanie, reagowanie, działania naprawcze, wsparcie + częstotliwość działań.
• Decyzja o formie: regulamin pracy / układ zbiorowy / odrębna procedura.
• Uzgodnienie ze związkami zawodowymi albo konsultacja z przedstawicielami pracowników (wybór przedstawicieli, jeśli ich nie ma).
• Podanie do wiadomości pracowników + 2 tygodnie do wejścia w życie + udokumentowane zapoznanie.
• Aktualizacja powiązanych dokumentów: procedura sygnalistów, ocena ryzyka, regulamin pracy zdalnej, wzory umów zlecenia i B2B, informacje dla nowo zatrudnianych.
• Ustalenie cyklu przeglądów (np. raz w roku) i mierników (liczba zgłoszeń, czas reakcji, wyniki badań nastrojów).

Zabezpiecz swoje kadry

Wdrożenie realnej procedury antymobbingowej to nie pobranie wzoru z internetu. To audyt obecnych zasad, zaprojektowanie kanałów zgłoszeń i postępowania wyjaśniającego, uzgodnienie dokumentu ze stroną pracowniczą, szkolenie kadry menedżerskiej i – co równie ważne – sposób dokumentowania wszystkich tych działań, tak aby w razie sporu dało się je wykazać.

Po stronie pracodawcy leży przygotowanie wszelkich dokumentów i procedur przy ewentualnym wsparciu prawników.

Pamiętaj: 5 listopada 2026 r. obowiązują nowe zasady odpowiedzialności. 5 maja 2027 r. mija termin na dokumenty.

Skontaktuj się z nami

W Biurze Rachunkowym PERFECTA nasz 30-osobowy zespół ekspertów kadr i płac wspiera przedsiębiorców z branży IT, e-commerce i sektora medycznego – tam, gdzie zespoły są rozproszone, a modele zatrudnienia mieszane (etaty, zlecenia, B2B), czyli dokładnie tam, gdzie nowe przepisy są najbardziej wymagające.

Autor: Monika Kala – Gruba, Kierownik działu Kadr i Płac