Ulga B+R w 2026 roku – kto może skorzystać i jakie koszty odliczyć?

Ulga badawczo-rozwojowa kojarzy Ci się przede wszystkim z laboratoriami, instytutami naukowymi i pracą nad przełomowymi wynalazkami? To popularne, ale niepełne wyobrażenie.

Z ulgi B+R mogą korzystać również przedsiębiorstwa z branży IT, produkcyjnej, technologicznej czy e-commerce. Nie oznacza to jednak, że każde ulepszenie produktu, oprogramowania lub procesu automatycznie uprawnia do odliczenia.

Kluczowe jest ustalenie, czy konkretne prace spełniają ustawową definicję działalności badawczo-rozwojowej, a poniesione wydatki należą do zamkniętego katalogu kosztów kwalifikowanych.

Czym jest działalność badawczo-rozwojowa?

Działalność B+R to działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe. Musi być podejmowana w sposób systematyczny oraz służyć zwiększaniu zasobów wiedzy i wykorzystywaniu tej wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

W praktyce projekt powinien być:

• twórczy, czyli nastawiony na wypracowanie nowego lub istotnie ulepszonego rozwiązania,
• zaplanowany i prowadzony w uporządkowany sposób,
• ukierunkowany na rozwiązanie określonego problemu technicznego, technologicznego lub projektowego,
• odpowiednio udokumentowany

Prace rozwojowe mogą polegać na wykorzystywaniu dostępnej wiedzy i umiejętności do projektowania nowych albo ulepszonych produktów, procesów lub usług. Przepisy wyłączają jednak działania obejmujące wyłącznie rutynowe i okresowe zmiany — nawet jeżeli przynoszą one pewne ulepszenie. 

Oznacza to, że nie każda optymalizacja, aktualizacja czy modyfikacja jest działalnością B+R. Każdy projekt trzeba przeanalizować indywidualnie.

Czy Twoja firma może prowadzić działalność B+R?

Działalność badawczo-rozwojowa nie jest zarezerwowana dla jednej branży. Może pojawić się wszędzie tam, gdzie zespół opracowuje nowe rozwiązania, prowadzi testy, tworzy prototypy lub rozwiązuje problemy, dla których rezultat nie jest z góry oczywisty.

Tworzenie oprogramowania

Projekty informatyczne mogą stanowić działalność B+R, jeżeli obejmują np. opracowanie nowej technologii, algorytmu, architektury systemu albo rozwiązanie istotnego problemu technologicznego.

Samo napisanie standardowej aplikacji, stworzenie strony internetowej, konfiguracja gotowego systemu CRM czy wykonanie typowej integracji nie oznacza jeszcze, że projekt kwalifikuje się do ulgi.

Znaczenie mają m.in. zakres prowadzonych prac, poziom twórczości, występujące problemy technologiczne, przeprowadzone testy i sposób dokumentowania procesu.

Projektowanie nowych opakowań

Prace nad opakowaniem mogą mieć charakter B+R, jeśli firma opracowuje np. nową konstrukcję, materiał albo technologię zabezpieczenia produktu i przeprowadza w tym celu testy wytrzymałościowe, transportowe lub środowiskowe.

Sama zmiana grafiki, formatu opakowania lub zastosowanie innego dostępnego na rynku materiału zazwyczaj nie będzie wystarczająca.

Udoskonalanie procesów produkcyjnych

Potencjał do zastosowania ulgi może wystąpić przy opracowywaniu nowej metody produkcji, obróbki materiału, ograniczania odpadów albo zwiększania parametrów technicznych produktu.

Nie każda zmiana ustawień maszyny, reorganizacja linii produkcyjnej lub standardowe wdrożenie zakupionej technologii będzie jednak działalnością B+R. Prace powinny wykraczać poza rutynową optymalizację i prowadzić do stworzenia nowego albo znacząco ulepszonego rozwiązania.

Kto może skorzystać z ulgi B+R?

Z ulgi mogą korzystać zarówno podatnicy CIT, jak i przedsiębiorcy rozliczający PIT.

W przypadku podatników CIT odliczenie dotyczy kosztów działalności B+R związanych z przychodami innymi niż przychody z zysków kapitałowych. 

W przypadku PIT z ulgi mogą korzystać przedsiębiorcy, którzy uzyskują dochody z pozarolniczej działalności gospodarczej opodatkowane:

• według skali podatkowej,
• podatkiem liniowym w wysokości 19%.

Ulgi B+R nie rozliczą przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. 

Firma nie musi posiadać statusu centrum badawczo-rozwojowego, aby skorzystać z podstawowej wersji ulgi.

Jak działa ulga B+R?

Mechanizm ulgi polega na dodatkowym odliczeniu od podstawy opodatkowania określonych kosztów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową.

Najpierw wydatek jest ujmowany jako zwykły koszt uzyskania przychodów. Następnie jego kwalifikowana część może zostać ponownie odliczona od podstawy opodatkowania w zeznaniu rocznym.

Nie oznacza to jednak zwrotu całej wartości wydatku. Rzeczywista korzyść podatkowa zależy m.in. od:

• wysokości kosztów kwalifikowanych,
• stawki PIT lub CIT,
• wysokości osiągniętego dochodu,
• zakresu zaangażowania pracowników w prace B+R

Ile można odliczyć?

Podatnicy, którzy nie posiadają statusu centrum badawczo-rozwojowego, mogą co do zasady odliczyć:

• 200% kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń pracowników oraz osób wykonujących prace na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, wraz z odpowiednią częścią finansowanych przez płatnika składek,
• 100% pozostałych kosztów kwalifikowanych.

Odliczenie wynagrodzenia przysługuje wyłącznie w takiej części, w jakiej czas pracy pracownika lub czas wykonania usługi został przeznaczony na działalność B+R.

Przykład

Firma poniosła 100 000 zł kosztów wynagrodzenia pracownika, który przez cały rozliczany okres wykonywał wyłącznie prawidłowo zidentyfikowane prace B+R.

Kwota 100 000 zł została najpierw zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Następnie — przy spełnieniu wszystkich warunków — firma może dodatkowo odliczyć 200 000 zł w ramach ulgi B+R.

Łącznie wydatek może więc zmniejszyć dochód podatkowy o 300 000 zł. Nie oznacza to jednak otrzymania 300 000 zł zwrotu. Dodatkowa korzyść wynika z podatku, którego firma nie zapłaci od kwoty odliczonej w ramach ulgi.

Jakie wydatki mogą być kosztami kwalifikowanymi?

Do kosztów kwalifikowanych mogą należeć przede wszystkim:

Wynagrodzenia

Odliczenie może obejmować odpowiednią część wynagrodzeń pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, a także finansowane przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne.

Koszt należy ustalić proporcjonalnie do czasu przeznaczonego na działalność B+R.

Faktura wystawiona przez programistę lub innego specjalistę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą nie jest automatycznie kwalifikowanym kosztem wynagrodzenia. Usługi nabywane w modelu B2B trzeba oceniać według innych kategorii przewidzianych w ustawie.

Materiały i surowce

Odliczeniu mogą podlegać materiały i surowce bezpośrednio związane z działalnością B+R, np. elementy wykorzystane do budowy prototypu albo materiały zużyte podczas testów.

Nie wystarczy jednak sam fakt wykorzystania danego materiału w firmie. Konieczny jest bezpośredni związek z konkretnymi pracami badawczo-rozwojowymi.

Sprzęt specjalistyczny

Kosztem kwalifikowanym może być zakup specjalistycznego sprzętu wykorzystywanego bezpośrednio w działalności B+R, pod warunkiem że nie stanowi on środka trwałego.

W przypadku środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych odliczeniu mogą podlegać odpowiednie odpisy amortyzacyjne. Przepisy przewidują jednak wyłączenia dotyczące m.in. samochodów osobowych oraz nieruchomości u podatników nieposiadających statusu centrum badawczo-rozwojowego.

Ekspertyzy i usługi doradcze

Nie każda faktura za usługę konsultingową lub techniczną będzie kosztem kwalifikowanym.

W przypadku zwykłego podatnika ekspertyzy, opinie i usługi doradcze muszą być świadczone przez podmioty wskazane w przepisach Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce. Może to dotyczyć m.in. określonych uczelni lub instytutów badawczych. 

Katalog kosztów kwalifikowanych obejmuje także, na określonych warunkach, m.in. korzystanie z aparatury naukowo-badawczej oraz wybrane koszty uzyskania i utrzymania praw własności przemysłowej. 

Jakich warunków trzeba dopilnować?

Samo prowadzenie działalności B+R nie wystarcza do zastosowania ulgi. Odliczane wydatki muszą:

• stanowić koszty uzyskania przychodów,
• należeć do ustawowego katalogu kosztów kwalifikowanych,
• pozostawać w związku z rzeczywiście prowadzoną działalnością B+R,
• nie zostać podatnikowi zwrócone,
• nie zostać ponownie odliczone od podstawy opodatkowania w inny sposób,
• zostać odpowiednio wyodrębnione w ewidencji księgowej.

W przypadku działalności prowadzonej na podstawie decyzji o wsparciu lub na terenie specjalnej strefy ekonomicznej trzeba dodatkowo uwzględnić ograniczenia dotyczące kosztów związanych z dochodem zwolnionym.

Odrębna ewidencja kosztów B+R

Podatnik zamierzający skorzystać z ulgi musi wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej w prowadzonej ewidencji księgowej. 

Przepisy nie narzucają jednego obowiązkowego wzoru takiej ewidencji. Powinna ona jednak pozwalać na ustalenie:

• jakiego projektu dotyczył wydatek,
• jaka była jego wartość,
• do której kategorii kosztów kwalifikowanych należy,
• w jaki sposób był związany z działalnością B+R,
• jaka część kosztu podlega odliczeniu.

W przypadku wynagrodzeń konieczne jest wiarygodne ustalenie proporcji czasu przeznaczonego na działalność B+R. Można w tym celu stosować ewidencję czasu pracy, karty projektowe, raporty zadań lub inne dokumenty pozwalające potwierdzić faktyczne zaangażowanie pracownika.

Przepisy nie wymagają prowadzenia osobnej księgi wyłącznie dla ulgi B+R. Z praktycznego punktu widzenia dokumentację warto jednak gromadzić na bieżąco. Odtwarzanie przebiegu projektów, zakresu zadań pracowników i wykorzystania materiałów dopiero podczas sporządzania zeznania rocznego może być trudne i zwiększać ryzyko błędów.

Co w przypadku straty lub zbyt niskiego dochodu?

Kwota odliczenia nie może przekroczyć wysokości dochodu, od którego można rozliczyć ulgę w danym roku.

Jeżeli przedsiębiorca poniósł stratę albo osiągnięty dochód jest zbyt niski, niewykorzystaną część ulgi można co do zasady rozliczyć w ciągu kolejnych sześciu lat podatkowych. W określonych ustawowo przypadkach dostępny może być również zwrot dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność albo ulga na innowacyjnych pracowników. 

Jak przygotować firmę do rozliczenia ulgi B+R?

Pierwszym krokiem nie powinno być automatyczne przypisanie wszystkich prac rozwojowych do ulgi. Konieczna jest analiza konkretnych projektów.

Warto zweryfikować:

• Jakie nowe lub istotnie ulepszone rozwiązanie miało powstać?
• Jaki problem techniczny lub technologiczny próbował rozwiązać zespół?
• Jakie hipotezy, koncepcje lub warianty były testowane?
• Czy wynik prac był od początku oczywisty?
• Które działania miały charakter twórczy, a które były rutynowe?
• Kto uczestniczył w projekcie i w jakim wymiarze?
• Jakie wydatki poniesiono bezpośrednio na realizację prac?
• Czy przebieg i rezultaty projektu zostały udokumentowane?

Dopiero po takiej analizie można określić, czy projekt spełnia kryteria B+R oraz które wydatki mogą zostać ujęte w rozliczeniu.

Ulga B+R z Biurem Rachunkowym PERFECTA

Prawidłowe rozliczenie ulgi B+R wymaga współpracy osób odpowiedzialnych za projekty, kadr, księgowości oraz — w bardziej złożonych przypadkach — doradcy podatkowego.

W Biurze Rachunkowym PERFECTA pomagamy przedsiębiorcom uporządkować dane księgowe i dokumentację niezbędną do rozliczenia działalności badawczo-rozwojowej. Analizujemy sposób ujmowania kosztów, wspieramy w przygotowaniu ewidencji oraz pomagamy oddzielić wydatki związane z pracami B+R od kosztów codziennej działalności operacyjnej.

Tworzysz oprogramowanie, rozwijasz proces produkcyjny, opracowujesz nowy produkt lub prowadzisz testy technologiczne? W Twojej firmie mogą występować projekty, które warto poddać indywidualnej analizie.

Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym PERFECTA. Sprawdzimy, jak przygotować ewidencję i dokumentację potrzebną do bezpiecznego rozliczenia ulgi B+R.

Autor: Agnieszka Woźniak, założycielka Biura Rachunkowego PERFECTA, posiada Certyfikat Księgowy Ministra Finansów i od 2002 roku wspiera przedsiębiorców w bezpiecznym prowadzeniu biznesu.