Zatrudnianie obywateli Ukrainy w 2026 roku – nowe procedury już obowiązują

Zastanawiasz się, jak legalnie kontynuować zatrudnianie obywateli Ukrainy w 2026 roku? 5 marca 2026 r. weszła w życie kluczowa ustawa wygaszająca dotychczasowe rozwiązania tzw. specustawy ukraińskiej. Dla polskich pracodawców oznacza to nowe koszty, restrykcyjne limity i dodatkowe obowiązki administracyjne.

Z ponad 25-letniego doświadczenia Biura Rachunkowego PERFECTA wiemy, że brak znajomości tych detali to prosta droga do kar finansowych sięgających nawet 50 000 zł. Sprawdź, co dokładnie zmieniło się w procedurach kadrowych i jak przygotować swój biznes na „życie po specustawie”.

Legalność pobytu: Ostatnie przedłużenie i pułapka statusu „NUE”

Nowa ustawa przewiduje przedłużenie ochrony czasowej do 4 marca 2027 r. dla osób posiadających numer PESEL ze statusem UKR. Obejmuje to również ważność wiz i kart pobytu.

Uwaga: Ustawodawca wprost zaznacza, że jest to już ostatnie przedłużenie! Obywatele Ukrainy chcący pozostać w Polsce po tej dacie, będą musieli uzyskać odrębne tytuły pobytowe.

Jako pracodawca musisz przypilnować krytycznego terminu:

• Weryfikacja tożsamości: Jeżeli pracownik otrzymał PESEL UKR wyłącznie na podstawie oświadczenia, musi potwierdzić tożsamość ważnym paszportem w urzędzie gminy do 31 sierpnia 2026 r.
• Ryzyko statusu NUE: Brak potwierdzenia tożsamości sprawi, że z dniem 1 września 2026 r. status pracownika zmieni się na NUE. W systemach urzędowych oznacza to natychmiastową utratę prawa do legalnego pobytu i pracy!

Dostęp do rynku pracy – nowe zasady i okresy przejściowe

Zatrudnienie osób ze statusem UKR nadal opiera się na powiadomieniu do Urzędu Pracy (UP). Co jednak z pozostałymi obywatelami Ukrainy?

1. 3-letni okres przejściowy: Dla obywateli Ukrainy nieobjętych ochroną czasową (np. przebywających na wizach) przewidziano 3-letni okres przejściowy. Oni również będą mogli podejmować pracę w uproszczonej procedurze na podstawie powiadomienia.
2. Zwolnieni z zezwoleń pod lupą: Z brzmienia nowych przepisów (od 5 marca) wynika, że obowiązek powiadomienia może objąć nawet te osoby, które do tej pory były z niego zwolnione. Jako PERFECTA trzymamy rękę na pulsie – wystąpiliśmy już do właściwego ministerstwa o oficjalną interpretację w tym zakresie i czekamy na stanowisko.

Procedury i finanse: Oświadczenia i Zezwolenia (Limity i opłaty)

Zatrudnianie cudzoziemców wymaga teraz większej dyscypliny operacyjnej. Co musisz wiedzieć o kosztach i limitach?

Oświadczenia o powierzeniu pracy (dot. m.in. Ukrainy, Białorusi, Gruzji):

• Maksymalny czas: Praca może trwać maksymalnie 24 miesiące. Kontynuacja wymaga nowego oświadczenia.
• Koszty: Wydanie oświadczenia to koszt 100 zł.
• Termin startu: Dzień rozpoczęcia pracy nie może nastąpić później niż 6 miesięcy od złożenia wniosku.
• Blokada urzędowa: Pamiętaj! Starosta odmówi wydania oświadczenia, jeśli Twoja firma ma nieuregulowane zobowiązania wobec ZUS lub US.

Zezwolenia na pracę (Typ A i B):

• Koszty: Od 50 zł (praca do 3 miesięcy) do 100 zł (dłuższy okres).
• Nowy wymiar etatu: Koniec z umowami na symboliczne godziny! Nowe przepisy wymuszają, aby zezwolenie obejmowało minimum ¼ etatu (lub 80 godzin miesięcznie).
• Termin startu: Praca musi rozpocząć się najpóźniej w ciągu 12 miesięcy od złożenia wniosku.

Nowe, krytyczne obowiązki pracodawcy (Kary do 50 000 zł)

Samo zgłoszenie w portalu praca.gov.pl to dziś za mało. Przepisy nakładają na Ciebie nowe obowiązki operacyjne:

• Wysyłka umów do UP (Nowość!): Pracodawca musi teraz przekazać do Powiatowego Urzędu Pracy kopię podpisanej umowy z cudzoziemcem. Co więcej, każdą nową umowę i każdy aneks również musisz dosłać do urzędu!
• Wydanie dokumentu pracownikowi: Masz bezwzględny obowiązek przekazać jeden oryginał/egzemplarz zezwolenia na pracę bezpośrednio cudzoziemcowi.
• Umowy dwujęzyczne: Każda umowa musi być dwujęzyczna lub przetłumaczona przez tłumacza przysięgłego.
• Kary: Za niedopełnienie obowiązku powiadomienia grozi kara od 1 000 do 3 000 zł za osobę. Za nielegalne zatrudnienie – nawet 50 000 zł.

Wszelkie zgłoszenia i dosyłanie dokumentów odbywają się wyłącznie drogą elektroniczną.

Podsumowanie: Przygotuj firmę na życie po specustawie

Zmiany prawne i ostatnie przedłużenie legalnego pobytu (do marca 2027 r.) to jasny sygnał: czas uporządkować dokumentację kadrową. Weryfikacja statusów NUE, pilnowanie limitów 24 miesięcy dla oświadczeń i dosyłanie aneksów do Urzędu Pracy to zadania, które pochłaniają mnóstwo czasu i generują ogromne ryzyko błędów.

Skontaktuj się z nami i sprawdź naszą kompleksową ofertę obsługi kadr i płac – to ostatni dzwonek, by przygotować biznes na zaostrzone przepisy!

Autor: Monika Kala-Gruba, Kierownik działu kadr i płac